Rol y base legal
La Ley 23 de 2015 y el Decreto Ejecutivo 35 de 2022 exigen a los sujetos obligados designar un responsable de la ejecución del programa de prevención de BC/FT/FPADM — el oficial de cumplimiento — con acceso directo a la alta gerencia y a la información necesaria para cumplir su función.
Designación y requisitos
- Nombramiento formal por la junta directiva o máxima autoridad, y comunicación al supervisor correspondiente (SBP, SSNF o SMV).
- Idoneidad técnica: conocimiento del negocio, del régimen legal y de los estándares del GAFI.
- Independencia funcional y recursos suficientes; en sujetos de menor tamaño el rol puede recaer en un ejecutivo con funciones compatibles, según lo permita el supervisor.
Funciones principales
- Diseñar y mantener el programa de cumplimiento basado en riesgo (políticas de debida diligencia, matriz de riesgo, monitoreo).
- Supervisar la identificación del cliente y del beneficiario final, y las medidas ampliadas para PEP y alto riesgo.
- Analizar alertas y operaciones inusuales, y documentar la decisión de reportar o no.
- Presentar los ROS a la UAF y los reportes de efectivo y cuasi-efectivo aplicables.
- Coordinar la capacitación anual y atender los requerimientos del supervisor.
Reportes y plazos
- ROS: ante la UAF tan pronto la operación se califica como sospechosa, con la documentación de soporte.
- Reportes de efectivo: transacciones en efectivo y cuasi-efectivo conforme a los umbrales y periodicidad definidos por la UAF y el supervisor.
- Confidencialidad: prohibición de alertar al cliente (no tipping-off).
Checklist operativo
- Programa de cumplimiento aprobado y actualizado.
- Matriz de riesgo de clientes vigente y documentada.
- Expedientes de debida diligencia completos (incluye beneficiario final).
- Registro de análisis de alertas y decisiones de reporte.
- ROS y reportes de efectivo presentados y archivados.
- Plan y evidencia de capacitación anual.
- Respuestas a requerimientos del supervisor archivadas.
Fuentes oficiales
Importante: esta guía es un resumen editorial informativo. No reemplaza ni constituye asesoría legal: corresponde a las partes verificar cada obligación contra el texto oficial vigente y sus reformas, y obtener asesoría profesional calificada.